4 formas de evitar que seus funcionários de TI virem escravos do parque de impressões

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4 formas de evitar que seus funcionários de TI virem escravos do parque de impressões

Com a instabilidade política e econômica que estamos vivendo, muitas empresas estão em busca da redução de custos. Porém, esse termo não se refere apenas ao valor monetário. Muitas vezes, reduzir custos significa diminuir a quantidade de horas extras dos funcionários ou torná-los mais eficientes, melhorando o aproveitamento do tempo dos mesmos dentro da empresa.

Nessa perspectiva, reduzir o tempo que os seus funcionários de TI perdem cuidando do parque de impressões é algo extremamente importante. Afinal, é essencial que essas equipes possam também cuidar das demais necessidades de outros setores.

Você saberia responder quantas horas por mês seus profissionais de TI passam cuidando da manutenção das suas impressoras ou auxiliando os funcionários de outros setores a configurarem adequadamente suas impressoras? Se você não tem esse controle, pode ser difícil deixar o seu setor de TI mais produtivo e eficiente.

Se esse é o seu caso, ou se você precisa tornar essa área da sua empresa mais eficiente e menos onerosa, continue a leitura e veja as dicas importantes que separamos.

1- Invista em outsourcing de impressão

O outsourcing (terceirização) de atividades que não são vitais para as empresas é uma realidade que tem ajudado muitos negócios a economizarem tempo e dinheiro, focando suas ações no que é mais importante para as suas marcas.

Na área de impressões, essa prática pode ajudar significativamente a reduzir a necessidade de pessoal interno e, claro, aumentar a qualidade das impressões, com custos muito menores. Para isso, as empresas de outsourcing de impressão buscam melhorar os processos e a gestão do parque de impressões, com equipamentos modernos e de acordo com a necessidade da empresa, relatórios atualizados sobre a demanda de impressão de cada setor e planejamento consistente.

Na prática isso se traduz em uma necessidade muito menor de manutenções, redução do custo por cópia, diminuição no quanto é impresso pelos funcionários (que passam a ter ações mais conscientes) e um planejamento muito mais adequado do parque de impressões.

Sem a necessidade de manter os seus profissionais de TI o tempo todo realizando manutenções e dando orientações sobre as impressoras, você poderá aproveitá-los melhor para os demais setores da sua empresa – e até mesmo pensar em reduzir a quantidade de funcionários ou de horas extras, impactando positivamente na sua produtividade e no seu custo de operação.

Além disso, um serviço de outsourcing de impressão será capaz de analisar qual é a sua real demanda, modernizando o seu parque de impressões de forma adequada, evitando que o uso de equipamentos obsoletos torne a sua manutenção constante e custosa.

2- Busque por uma gestão de conteúdo empresarial

A gestão de conteúdo empresarial (ECM) é uma prática moderna e que tem ajudado inúmeros empresários a reduzirem seus custos com impressões e ainda a agilizarem o seu dia a dia e a tomada de decisões.

Com as inúmeras soluções tecnológicas que dispomos atualmente, a necessidade de manter documentos e informações impressas reduziu drasticamente – e isso pode ser uma ótima solução para qualquer negócio.

Manter um arquivo físico na sua empresa pode estar ajudando a sobrecarregar o seu parque de impressões e a ampliar os seus custos, além de manter os seus funcionários de TI extremamente ocupados.

Uma empresa de gestão de conteúdo empresarial lhe ajudará a entender qual é a sua real necessidade de manter os documentos impressos ou não – e também quais informações são interessantes guardar e de que forma elas devem ser organizadas.

Existem várias soluções nesse sentido, como organizar as informações e documentos de maneira digitalizada, em nuvem, facilitando o acesso e ainda reduzindo a necessidade de impressões. Somente aqueles documentos extremamente necessários para as operações da empresa serão impressos e guardados fisicamente em um arquivo seguro e organizado adequadamente.

Com uma redução significativa do número de cópias, obviamente o seu parque de impressões ficará menos sobrecarregado, tornando as suas equipes de TI menos atreladas a essa área da sua empresa.

3- Use soluções mobile

Os smartphones vieram para revolucionar a nossa comunicação e também a gestão das empresas. Isso significa menor necessidade de impressões e documentos físicos, já que todas as informações necessárias para o seu negócio estão a um clique.

Com um sistema adequado, é possível que você tenha acesso rápido a todos os documentos e informações essenciais para a sua empresa através do seu smartphone, facilitando a sua tomada de decisões e reduzindo drasticamente a necessidade do seu parque de impressões.

Essa solução pode ser integrada aos demais funcionários e setores, deixando as suas ações mais transparentes e favorecendo a agilidade e a produtividade. Além disso, esses aplicativos ainda melhoram a comunicação e a troca de informações entre os departamentos da sua empresa, reduzindo as chances de perda de documentos, por exemplo, ou de excesso de burocratização nos processos.

Ao se deslocar para uma reunião, você não precisará levar inúmeros itens impressos e nem sofrerá ao descobrir que uma informação vital ficou esquecida na empresa. Basta acessar todos esses dados via mobile e pronto.

4- Eduque seus funcionários

Todas essas são ótimas soluções para reduzir a dependência do parque de impressões e, claro, a necessidade constante de manutenções e de custos associados a esse setor. Porém, elas não trarão resultados se os demais funcionários da sua empresa não aderirem aos novos processos.

Por isso, é extremamente importante trabalhar com formas de educar os colaboradores para que eles passem a analisar se realmente determinada impressão é importante ou se a informação poderá ser digitalizada, por exemplo.

Uma forma bastante usada em muitas empresas de melhorar esse controle é o sistema de bilhetagem que oferece uma “cota” máxima de impressão por funcionário. Ao ultrapassar essa meta, o funcionário pode ter de solicitar uma nova cota para impressão ou o sistema acusará ao gestor o desvio.

Isso torna mais simples entender quais são os departamentos que necessitam mais do parque de impressões e a tomar ações que ajudem a reduzir a necessidade de cópias impressas.

Quanto mais informados os seus funcionários estiverem sobre os custos envolvidos com a manutenção do parque de impressões e sobre os benefícios trazidos com as novas soluções tecnológicas, mais fácil será de eles se adaptarem ao novo sistema.

Com essas dicas, ficou mais fácil otimizar o seu parque de impressões e reduzir a necessidade dos seus funcionários de TI nesse setor? Se você gostou desse conteúdo, compartilhe-o em suas redes sociais!

 

 

Outsourcing de impressão