6 benefícios exclusivos de quem contrata um serviço de outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão é um serviço que tem sido cada vez mais procurado por empresas de todos os portes e ramos, ajudando a otimizar os custos e a melhorar o gerenciamento desse setor. Para se ter uma ideia da força desse mercado, a expectativa, de acordo com as projeções da Transparency Market Research, é de que haja um aumento de 14,8% até 2024, atingindo a marca de US$ 95 bilhões.

E isso não é por acaso, afinal as vantagens trazidas com essa terceirização são imensas. Se você ainda tem dúvidas se o outsourcing de impressão é a solução certa para o seu negócio, continue a leitura e descubra as vantagens e benefícios que ele pode trazer a sua empresa.

Mas, afinal, o que é outsourcing de impressão?

Antes de falarmos dos benefícios propriamente ditos, é importante conceituarmos esse serviço, ajudando você a compreender melhor todos os pontos que essa área abrange. Chamamos de outsourcing de impressão todo serviço de locação e gerenciamento de equipamentos como impressoras, scanners, multifuncionais e outros voltados ao seu parque de impressões.

Na prática, isso significa que uma empresa especializada irá:

  • analisar o seu negócio, o fluxo de impressões e as características delas, buscando identificar quais equipamentos são mais indicados;
  • desenvolver e utilizar sistemas que controlem as impressões dentro da sua empresa, otimizando e reduzindo os custos agregados;
  • realizar a manutenção de todos os equipamentos utilizados no seu parque de impressões, bem como oferecer suporte para a utilização das máquinas;
  • fornecer suprimentos essenciais para a utilização do parque de impressões;
  • oferecer relatórios de utilização dos equipamentos aos gestores, melhorando o entendimento sobre essa área.

Quais as vantagens de contar com um serviço de outsourcing de impressão? 

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o que é o outsourcing de impressão, já deve ter identificado algumas vantagens interessantes, não é mesmo? Confira as mais importantes.

1- Tecnologia de ponta e adequada as suas necessidades

O mundo da tecnologia de impressão não para de evoluir e a cada ano novas soluções aparecem, tornando o custo por impressão menor e a qualidade e a facilidade de lidar com os equipamentos muito maiores. Porém, para as empresas que detém um parque próprio de impressões nem sempre é fácil acompanhar essas modificações do mercado.

Com o tempo isso pode significar o uso de equipamentos obsoletos, que consomem muita energia, papel e tinta e que não entregam a eficiência necessária. Com um serviço de outsourcing de impressão você não terá mais esse problema, já que a terceirizada é especialista na área e poderá fornecer a sua empresa tecnologia de ponta e adequada às suas necessidades, garantindo produtividade, eficiência e qualidade às suas impressões.

2- Redução dos custos agregados

Quem tem um parque de impressões próprio sabe que nem sempre é fácil ter controle sobre os custos. Além do valor de cada impressão, é preciso somar nesse cálculo a energia elétrica consumida, o valor do papel, da tinta, dos funcionários remanejados para o setor, entre muitos outros – que podem acabar prejudicando o lucro da sua empresa.

Mas, apesar disso, muitos gestores não optam pelo outsourcing de impressão porque têm uma visão errônea de que este é ainda mais caro.

Na verdade, terceirizar esse setor lhe trará muito mais economia, já que a empresa fornecerá equipamentos mais eficientes (que produzem mais, com menor consumo de tinta, papel e energia), terá de arcar com os encargos trabalhistas das equipes responsáveis pela área (liberando os seus funcionários de TI para poderem investir tempo e energia na sua empresa) e ainda terá um sistema de controle de todas as impressões, reduzindo drasticamente o desperdício.

Tudo isso, é claro, se reverterá em benefícios financeiros para a sua empresa, além de redução de tempo e de preocupação, permitindo que seus funcionários se dediquem ao core business do seu negócio, tornando-o mais competitivo e produtivo.

3- Maior controle sobre a área

Um dos grandes problemas de muitos gestores é em relação ao controle sobre o que os funcionários imprimem. Nem sempre é fácil identificar qual setor mais consome do parque de impressões, se tudo que é impresso é realmente necessário e nem se existem formas de padronizar as impressões para reduzir o consumo.

Com o outsourcing de impressão todos esses passos são tomados por uma empresa especializada na área e capaz de compreender exatamente as necessidades do seu negócio. Isso significa que a empresa responsável trabalhará tanto com um software que controla o que cada funcionário imprime, como também oferecerá treinamento aos seus colaboradores ensinando-os a aproveitarem melhor das máquinas e a formatarem seus documentos de forma a consumirem menos tinta e papel.

Essa conscientização ajuda a reduzir os custos, a tornar as suas impressões mais eficientes e ainda a contribuir com o meio ambiente, diminuindo a necessidade de papel.

Todas essas informações são passadas até os gestores por meio de relatórios constantes e atualizados, permitindo que vocês tenham mais controle sobre o parque de impressões e o quanto este impacta na sua empresa, definindo políticas para àqueles setores que ainda possuem custos maiores com impressões do que os demais, por exemplo.

4- Assistência técnica e manutenções

Se você tem um parque de impressões próprio precisa sempre ter um “extra” separado para arcar com as manutenções periódicas ou com as possíveis falhas dos equipamentos. Mas, ao contratar um serviço de outsourcing de impressão essa responsabilidade será da terceirizada.

Como ela é uma empresa do ramo, poderá oferecer um suporte muito mais especializado, com uma grande variedade de peças em estoque e com profissionais altamente treinados, garantindo que as manutenções serão mais precisas, que a taxa de quebra será menor e ainda que, quando for necessário reparar algum equipamento, isso será feito de forma rápida e precisa, sem nenhum custo adicional.

5- Não é preciso se preocupar em repor insumos

Com um bom serviço de outsourcing de impressões você não terá mais de controlar a quantidade de papel ou o nível do cartucho das suas impressoras, por exemplo, já que todos esses dados são mantidos pela terceirizada.

Assim, quando algum destes insumos estiver em um nível baixo, automaticamente a empresa contratada fará a reposição, evitando que você tenha uma preocupação ou gastos adicionais.

6- Soluções integradas

As empresas mais modernas de outsourcing de impressão prestam um serviço bem mais completo, transformando esse setor do seu negócio em um verdadeiro ponto de tecnologia. Isso significa que seus funcionários conseguirão, por exemplo, realizarem impressões dos seus smartphones ou tablets, e ainda integrarem essa área a todos os outros sistemas ou setores do seu negócio, melhorando a sua gestão de uma forma completa.

Como você pode notar, contar com um serviço de outsourcing de impressão no seu negócio pode ajudar você a reduzir seus custos, melhorar a sua produtividade e ainda contar com soluções tecnológicas de ponta – que com certeza farão diferença na sua gestão.

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