Na hora de economizar e ganhar mais agilidade e produtividade inúmeros empresários têm optado pelo serviço de outsourcing de impressão, que possui muitas vantagens quando comparado a manutenção do próprio parque de impressoras.

Porém, com a popularização desse serviço, muitas empresas apareceram, sem que as mesmas tenham realmente experiência e expertise no mercado. E o resultado são soluções que não resolvem o problema, pelo contrário, acabam gerando inúmeros outros.

Será que esse é o seu caso? Veja os sinais indicativos de que está na hora de trocar a empresa de outsourcing de impressão!

1- A empresa não oferece logística inteligente

A logística é algo extremamente importante em qualquer ambiente de outsourcing de impressão, afinal, continuamente é preciso realizar a reposição de equipamentos e de material, de acordo com as necessidades verificadas in loco e do consumo de cada impressora – e não de acordo com uma sequência cronológica.

Por isso, se a empresa não fica atenta a essas alterações e necessidades pode acabar com problemas muito graves na hora de reabastecer as impressoras, levando a um serviço deficiente e a dificuldades no dia a dia, como estoque inadequado, atrasos nas impressões e responsabilidades extras para o cliente que acaba precisando também monitorar essa questão.

Em um país de dimensões continentais como o nosso, contar com uma logística eficiente é um diferencial muito importante e que garante que a empresa de outsourcing de impressão funcionará independente de qualquer outro problema com seus fornecedores.

Por isso, é sempre importante buscar por empresas de outsourcing que sejam reconhecidas no setor e que possuam uma ótima infraestrutura para a realização do serviço, com assistência técnica e atendimento na cidade na qual o seu negócio se situa.

Outro ponto a ser verificado é se a prestadora de serviços possui um estoque local de suprimentos, peças e toners que garanta agilidade nas manutenções e o bom funcionamento de todas as máquinas do parque de impressões.

2- O sistema de bilhetagem é ineficiente

Uma das vantagens de contar com um serviço de outsourcing de impressão é a possibilidade de ter um controle maior sobre o uso do parque de impressões e assim pensar em programas e treinamentos que visem reduzir a demanda dessa área, gerando economia.

Porém, nem todas as prestadoras de serviço de outsourcing de impressão possuem bons sistemas de bilhetagem, o que dificulta o acesso a dados realmente precisos sobre o número de impressões, os setores que mais demandam o serviço, a quantidade de impressões por funcionário e assim por diante.

Sem esses dados em mãos, fica difícil para os gestores planejarem ações que realmente sejam eficazes no sentido de reduzir as impressões e melhorar a distribuição dos centros de custos. Por isso, se o seu sistema de bilhetagem está deixando a desejar e nunca lhe oferece informações realmente claras e precisas, pode estar na hora de rever a sua prestadora de serviço.

3- A empresa não oferece soluções integradas

Um bom serviço de outsourcing de impressões é aquele que resolve todos os problemas da empresa em relação a sua necessidade de arquivamento de dados, informações e documentos, além da gestão do parque de impressões.

Isso significa oferecer serviços e soluções integradas que ajudem a tornar o dia a dia do seu negócio mais eficiente e produtivo. Estamos falando de serviços como:

  • gestão de conteúdo empresarial (ECM): uma ferramenta integrada com os outros sistemas da empresa que ajuda a gerenciar de forma mais eficiente e automatizada todas as informações, documentos e dados que são imprescindíveis para as rotinas e para as atividades do negócio;
  • soluções embarcadas: aplicativos que auxiliam a transformar os fluxos de trabalho, com soluções que ajudem a melhorar a produtividade, a automação de tarefas, a integração com os sistemas corporativos, a digitalização e a captura de dados, o workflow, o BPM e assim por diante – tudo isso monitorado de forma simples e intuitiva através do seu smartphone ou tablet;
  • soluções mobile: soluções personalizadas e desenhadas sob medida para qualquer necessidade que o seu negócio venha a ter, permitindo maior controle sobre qualquer tipo de processo interno.

Com essas soluções, você estará integrando o meio físico ao digital da sua empresa, facilitando o acesso a qualquer documento e melhorando o gerenciamento dos seus processos internos, algo extremamente importante nos dias atuais para conferir mais eficiência e produtividade, além de certeza na tomada de decisão.

 4- A terceirizada não oferece transparência e não usa métricas de SLA

O SLA (Service Legal Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, em português) é um documento exigido em qualquer relação contratual da área de TI e garante que a contratada oferecerá suporte em todas as etapas do processo.

O estabelecimento do SLA não é apenas importante para a empresa contratante, como também para a contratada, que terá inúmeras garantias de que a relação de trabalho será produtiva e transparente, já que o mesmo prevê multas no caso de descumprimento de qualquer serviço – dando mais tranquilidade para ambos os lados.

Assim, é muito importante que a empresa contratada tenha transparência em todas as suas ações, apresentando ao cliente informações claras e precisas sobre as faturas pagas, os equipamentos de maior produção, o histórico dos chamados e o status do serviço, entre vários outros relatórios. Essa transparência é muito importante para garantir mais segurança e confiança no trabalho executado.

5- A prestadora de outsourcing de impressão não entende o seu negócio

Como a prestadora de serviços poderá ser uma verdadeira parceira do seu negócio se ela não entende exatamente o que você faz e nem as especificidades do seu ramo? Embora esse seja um fator crucial, muitos gestores não se atentam a essa expertise na hora de realizar a contratação da terceirizada.

E o resultado, novamente, são soluções que não resolvem o problema central da contratante, com dificuldades de implementação e de realização dos serviços. Isso acaba tornando o outsourcing de impressão um gasto adicional, e não uma economia ou uma vantagem competitiva.

6- Lineup de hardware ineficiente

Desde as pequenas até as grandes empresas: todas têm necessidades variadas entre os seus ambientes e setores. Isso significa que a sala da diretoria, por exemplo, pode necessitar de uma demanda específica de impressão, diferente do setor de atendimento.

Para cada uma dessas necessidades, a empresa de outsourcing deve estar atenta e oferecer uma solução específica, capaz de atender a demanda considerando a criticidade e a especialidade de cada um dos setores. Caso contrário, uma parte desses ambientes ficará defasada e terá dificuldades óbvias de realizarem suas tarefas com eficiência.

Depois de ler todos esses sinais, você se viu em alguma dessas situações? Então, atenção, porque isso indica que está na hora de realizar a troca da sua fornecedora de outsourcing de impressão. Quer evitar todos esses problemas e encontrar uma prestadora de serviços realmente parceira e com experiência e expertise de mercado? Venha conversar agora mesmo com um dos nossos consultores!


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