Aprenda a economizar utilizando o Gerenciamento de Impressão (MPS – Managed Print Services)

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Aprenda a economizar utilizando o Gerenciamento de Impressão (MPS – Managed Print Services)

O custo com impressão muitas vezes fica em segundo plano na hora de contabilizar as despesas de uma empresa, porém, é um item fundamental para o planejamento de qualquer negócio e deve ser avaliado rigorosamente. Uma das formas de economizar com esse serviço e torná-lo mais eficiente é contar com um bom Gerenciamento de Impressão.

Quer aprender a diminuir seus custos com o auxílio do Gerenciamento de Impressão? Confira nossas dicas!

Entenda o que é Gerenciamento de Impressão (MPS – Managed Print Services)

Basicamente, o Gerenciamento de Impressão ocorre por meio de um software que administra toda uma rede de impressoras de uma empresa. Por meio dele é possível gerenciar todas as tarefas executadas por esses equipamentos.

É possível ver, por exemplo, quais documentos estão na fila de impressão, quais impressoras estão com alguma falha e checar o nível de toner e papel que elas possuem. É possível também fazer o controle dos usuários, por centro de custo, filial, entre outros.

Dentro desse gerenciamento pode existir também o sistema de bilhetagem e retenção das páginas, que estipula cotas de impressão, a fim de eliminar o desperdício.
É bom lembrar, contudo, que, para um gerenciamento eficaz, é importante adquirir o sistema mais adequado às necessidades de sua empresa, para que o software não tenha nada menos do que você precisa (nem recursos a mais que você paga mas não vai utilizar).

Na prática: benefícios do Gerenciamento de Impressão

1. Estabeleça um padrão nos documentos:

Configure as impressoras para imprimir em frente e verso, preto e branco e em modo econômico (no caso de rascunhos, por exemplo, essa é a opção ideal). Com o software de gerenciamento, é possível até direcionar certos documentos apenas para impressoras com menor custo de impressão, configuradas como descrito acima.

2. Sistema de bilhetagem de impressão:

Além de possibilitar que a empresa veja quem imprime o quê e quando faz a impressão, o sistema de bilhetagem de impressão, que é parte do software de gerenciamento, traz outras vantagens. Por meio dele é possível estabelecer cotas de impressão e retenção, determinando um limite de impressões e cópias, por página, valor ou cor (P/B ou colorido). A vantagem é que, dessa forma, o custo é reduzido com papel, cartuchos, peças e toners.

Por meio de toda essa análise também é possível direcionar os custos para cada um dos departamentos e ver se não estão imprimindo além do necessário ou com itens pessoais, como fotos, trabalhos de escola e contas.

3. Confirmação diretamente na impressora:

Você com certeza já reparou que diversas impressões acabam ficando acumuladas na impressora por um bom tempo. Isso porque algumas pessoas a solicitam e esquecem disso; às vezes até reimprimem o mesmo documento várias vezes.

Com a impressão segura e retenção dos documentos,a liberação dos trabalhos ocorre diretamente na impressora, por meio de autenticação ou crachá com tecnologia RFID (radio-frequency identification) ou NFC (near-field communication), a pessoa precisa autorizar sua solicitação no equipamento e, desse modo, o problema de segurança da informação e do desperdício por conta das impressões esquecidas é resolvido. Esse sistema também traz mais sigilo, já que documentos confidenciais são retirados da impressora pela pessoa certa, logo que ela chega ao equipamento.

Veja outras dicas para economizar com impressão:

  • Fontes econômicas: selecione opções de fontes mais finas e menores e evite imprimir documentos com trechos em negrito. Algumas das fontes mais econômicas são Century Gothic, Arial e Times New Roman.
  • Cartuchos e toners de qualidade: produtos originais preservam os componentes das impressoras para as quais foram criados e garantem que o documento seja impresso com qualidade logo na primeira vez.
  • Impressões coloridas apenas quando realmente necessário: cartuchos e toners coloridos são mais caros que os pretos. Portanto, se realmente for preciso imprimir algo colorido, faça primeiramente um teste em P/B, no modo “Rascunho”.
  • Campanhas de conscientização da equipe: Faça com que as dicas de impressão com economia (P/B, frente e verso, fontes mais finas) cheguem à sua equipe. Além disso, oriente seus funcionários para que visualizem o documento antes de imprimi-lo, configurando o arquivo caso notem que algo sairá errado no papel. Economizar com a impressão não reflete apenas na questão econômica, afinal, os recursos naturais são limitados. Imprimir apenas o essencial remete à preocupação com a sustentabilidade.

Outsourcing de impressão: gerenciamento mais fácil

Lidar com tantas questões relacionadas à impressão de sua empresa parece complexo, certo? Uma alternativa para ter tudo isso sem precisar se preocupar é contratar uma boa empresa de outsourcing de impressão.

É ela que avalia quais as impressoras ideais para sua empresa, de acordo com sua necessidade e fica responsável pela instalação das mesmas e do software de gerenciamento.
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Outsourcing de impressão