Como a tecnologia pode transformar seu parque de impressões, reduzindo seus custos com total controle

HomeÚltimas do blogComo a tecnologia pode transformar seu parque de impressões, reduzindo seus custos com total controle

Não importa se a sua empresa é pequena, média ou grande. Definitivamente, você precisa de uma boa impressora para dar vazão aos trabalhos relacionados às suas atividades diárias. A grande diferença aqui é: se a sua companhia for pequena, a máquina escolhida precisa ser eficiente e econômica, sem dúvida alguma, porém não haverá a necessidade de que essa impressora conte com recursos tecnológicos ultrassofisticados para atender às demandas.

Já no caso de médias e grandes empresas, a história é bem diferente. Nessa situação, é essencial contar com equipamentos que, além de garantirem economia e eficiência, sejam capazes de reduzir seus custos com total controle de tudo o que é feito.

A boa notícia é que atualmente a tecnologia vem permitindo o implemento de soluções extremamente eficientes e que auxiliam de forma decisiva na redução de custos do seu parque de impressão. Como isso é possível? Continue com a gente até o final desse artigo, vamos te explicar com detalhes como pode ser feito na prática.  

O primeiro passo, sem dúvida, é contar com uma boa parceira de outsourcing de impressão. A partir daí você terá reais condições de contar com máquinas modernas e com os melhores recursos do mercado. Confira aqui como escolher a melhor empresa de outsourcing de impressão para o seu negócio.         

Agora, vamos te mostrar por que a tecnologia é tão fundamental para sua empresa, tanto em termos de eficiência quanto em relação à economia.

Fator essencial: Gerenciamento de Impressão

Já imaginou que fantástico se fosse possível gerenciar todas as tarefas executadas por esses equipamentos por meio de um software? Sim, é possível! E é justamente esse o papel do MPS – Managed Print Services – ou gerenciador de serviço de impressões.

Com esse sistema, você consegue, dentre várias outras funções, checar:

– Quais documentos estão na fila de impressão;

– Quais impressoras estão com alguma falha;

– Receber alertas do nível baixo de toner e pouco papel.

– Controlar os usuários, por centro de custo, filial, entre outros.

Dentro desse gerenciamento pode existir também o sistema de bilhetagem e a retenção das páginas, que estipula cotas de impressão, a fim de eliminar o desperdício e manter a segurança da informação.

Software de bilhetagem de impressão

Sabe qual é um dos fatores que mais impacta nos custos relacionados ao parque de impressoras? A falta de controle sobre o que é impresso. Para se ter uma ideia, grande parte das empresas não sabe qual é o custo por impressão nem o quanto esse setor está impactando em seu orçamento mensal.

Por isso, o uso do software de bilhetagem é fundamental, afinal, com ele, você gerencia informações relacionadas a quem imprimiu, quando imprimiu, o que imprimiu e em qual impressora isso foi impresso. Trata-se de um diagnóstico perfeito e completo que lhe dará total percepção de custos.

E o primeiro efeito colateral desse tipo de implemento é que os funcionários passam a analisar melhor a real necessidade de cada impressão, usando o parque de forma mais responsável e controlada. Por quê? Bem, eles sabem que os gestores têm as ferramentas que lhe dão total visão do que ocorre com as impressões.

Tudo isso ajuda a reduzir o desperdício de papel, de suprimentos e de necessidades constantes de manutenção nos equipamentos.

Quer saber a respeito de mais vantagens que esses sistemas promovem? Confira:

– Redução do custo de impressão;

– Eliminação do desperdício;

– Promoção do uso responsável;

– Monitoramento dos ativos de impressão;

– Possibilidade de limitação do volume de impressão por usuário;

– Transferência dos custos de impressão para quem imprime, indicando qual é o setor responsável pela impressão e na definição de verba para as áreas.

Sistemas de digitalização de documentos + dados em nuvem

A tecnologia está sendo capaz de proporcionar funcionalidades que permitem o descarte de documentos, anteriormente alojados por anos a fio em arquivos físicos, já que podem ser facilmente arquivados virtualmente, garantindo sua segurança e integridade. Principalmente, quando é imperativo que essas informações sejam facilmente acessadas esse tipo de recurso é sensacional.  

Dessa forma, a informação é mantida de maneira organizada, facilmente acessível e sempre íntegra, sem o perigo de que o papel se danifique com o tempo ou de que as letras se apaguem.

Integração. Os sistemas de informação em nuvem permitem que os dados sejam digitalizados e integrados a vários departamentos. Isso faz com que a informação seja facilmente encontrada e acessada, reduzindo a necessidade do seu parque de impressões e agilizando seus processos internos.

Assim como nos arquivos físicos, também é possível restringir o acesso a determinadas informações, que podem ser visíveis a membros da diretoria ou equipes específicas de trabalho.

Acesso remoto. Esses sistemas permitem também o acesso remoto, via smartphone ou tablet. Isso significa que você continuará tendo acesso a todos os documentos e informações vitais para o seu negócio mesmo durante uma reunião ou uma viagem.

Acredite, a tecnologia é uma grande aliada para que você consiga reduzir os custos de seu parque de impressões. Quer entender como você pode implementar tudo isso em sua empresa o quanto antes? Fale com um de nossos consultores.

Confira em nosso site

Conheça nossas soluções
Empresa especializada em Outsourcing de impressão
Representante Kyocera no Brasil

Leia também

OUTSOURCING DE IMPRESSÃO: PRINCIPAIS BENEFÍCIOS PARA QUEM CONTRATA!

MANUTENÇÃO DE IMPRESSORAS EM CONTRATOS DE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO: COMO FUNCIONA?

DESVENDANDO UM SOFTWARE DE CONTROLE DE IMPRESSÃO EM 3 PASSOS

6 RAZÕES PARA TROCAR A EMPRESA QUE LHE FORNECE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

7 RAZÕES PARA ESCOLHER O OUTSOURCING DE IMPRESSÃO DA KM DO BRASIL 

Outsourcing de impressão