Reduzir os custos de operação e ter uma atuação mais sustentável é algo extremamente importante para a realidade de inúmeras empresas em todo o país. Mas, apesar disso, nem todas se atentam para o quanto a troca constante de torners e cartuchos de tinta do parque de impressões pode impactar o seu financeiro.

Para se ter uma ideia desse consumo, dependendo da marca e do modelo da impressora, o custo médio de um cartucho pode ser de R$ 50, enquanto o toner pode ultrapassar os R$ 200. Some-se a isso, os valores com a compra de papel, eletricidade e mão de obra para as manutenções e demais demandas do seu parque de impressões e você verá como esse setor pode influenciar negativamente no seu balanço financeiro.

Está preocupado com os gastos excessivos com cartuchos e toners na sua empresa e não sabe como resolver essa questão? Então continue a leitura e veja as dicas e informações importantes que separamos!

Como evitar a troca recorrente de cartuchos e toners no meu parque de impressões?

Antes de qualquer coisa, é muito importante que você analise friamente a sua realidade e tenha a certeza de que a troca de cartuchos e toners para a impressora estão realmente impactando o seu financeiro. Para isso, basta fazer uma medição de quanto de tinta as suas impressoras consomem dentro de um período de tempo, anotando todas as impressões feitas até que o cartucho se esgote.

Se você já sabe que precisa economizar nessa área, veja algumas dicas que separamos e que podem ajudar a modificar a sua realidade.

Use fontes que gastam menos tinta

Você sabia que o consumo de tinta já pode ser planejado enquanto você edita os documentos que serão impressos? Muitas das fontes usadas podem consumir uma quantidade maior de tinta – e você pode estar usando-as em todas as suas impressões sem saber.

De acordo com um estudo feito pelo blog “Printer”, a fonte CentutyGothic é a mais econômica e isso se deve a sua estrutura mais “fina”. Porém, ela necessita de um espaçamento maior entre as palavras, o que pode levar a um consumo mais alto de papel. Nesse sentido, a Times New Roman pode ser uma escolha mais sensata, já que é a que menos consome papel e fica na terceira posição no quesito consumo de tinta.

Independente da sua escolha, sempre preze por aquelas fontes menos rebuscadas, que consumam menos tinta e favoreçam a leitura – usando-a como fonte padrão em todos os seus documentos oficiais e impressões. Para isso, comunique todos os seus funcionários e monitore a economia efetiva alcançada com essa ação.

Escolha a configuração adequada

Outro que pode influenciar no consumo de tinta é a configuração inadequada do documento. Caso não seja necessária uma grande nitidez no que será impresso, como conteúdos apenas em texto ou outros itens mais simples, configure a impressão para o modo econômico.

Também vale a pena investir na impressão dos dois lados do papel, economizando tinta e também os gastos com as folhas sulfites. Lembre-se também de adequar à formatação dos seus documentos, evitando espaçamentos exagerados ou uso de imagens sem necessidade, reduzindo a quantidade de tinta usada.

No caso das impressões para rascunho, use a opção “rascunho rápido” presente na maioria das impressoras e que consome ainda menos tinta do que o modo econômico padrão. Não se esqueça de reaproveitar as folhas já impressas para esses rascunhos, como o verso dos documentos que seriam descartados.

Atenção às suas impressoras

Um problema muito grave que pode levar ao gasto excessivo de tinta é o mau planejamento das impressoras. Se a sua empresa tem uma necessidade muito grande de impressão, com documentos coloridos e cheios de imagens, é muito importante que os equipamentos sejam adequados a essa necessidade, evitando os gastos excessivos.

Entender a sua real demanda de impressão e ter conhecimento sobre as melhores soluções do mercado, modernizando o seu parque de impressões, é extremamente importante para reduzir os gastos excessivos com toners e cartuchos de tinta.

Além disso, não se esqueça da importância da manutenção preventiva e periódica, garantindo que todos os seus equipamentos estão funcionando adequadamente, sem gastarem mais tinta ou energia elétrica do que o necessário.

Controle as impressões dos funcionários

Nenhuma dessas medidas realmente surtirá efeitos se os seus funcionários não estiverem engajados com as mudanças, por isso é muito importante expor a situação, tendo uma ideia clara do quanto o seu parque de impressões influencia no seu orçamento – e demonstrando o quanto essa economia poderá ser revertida em outros benefícios para todos.

Uma boa maneira de garantir essa participação é através do uso de softwares de gerenciamento de impressão que controlam todas as impressões realizadas, indicando os funcionários e os setores que mais demandam do parque de impressões, ajudando a economizar e a ter um controle maior sobre esse setor.

Como o outsourcing de impressão pode me ajudar a ter uma economia definitiva?

Todas essas são medidas importantes e que podem lhe ajudar bastante a economizar com a troca constante dos cartuchos e toners para a impressora. Porém, nem sempre elas são aplicáveis no dia a dia de empresas de médio e grande porte, principalmente devido as várias demandas as quais os gestores precisam lidar.

Nesse ponto, contar com um serviço de outsourcing de impressão pode ser a melhor saída para a sua empresa. Nele, uma terceirizada altamente especializada será a responsável por todo o seu parque de impressões, com tarefas como:

  • dimensionar a quantidade média de impressões diárias por setor e encontrar os melhores equipamentos para a sua necessidade;

  • monitorar as impressões realizadas em toda a sua empresa através de softwares modernos e precisos, emitindo relatórios frequentes para um controle mais pertinente dos gestores;

  • mão de obra capacitada para realizar todo o serviço de manutenção;

  • protocolos específicos para a sua realidade, ensinando seus funcionários a aproveitarem o máximo dos equipamentos e a ter ações mais econômicas no dia a dia;

  • fornecimento de materiais e suprimentos;

  • integração do seu parque de impressões com outras tecnologias e sistemas já disponíveis na sua empresa, favorecendo toda a integração do seu negócio.

Com o outsourcing de impressão você deixa todo o seu parque de impressões a cargo de uma empresa especializada nessa área, reduzindo os seus custos operacionais, de mão de obra e também o tempo que você precisa dedicar a esse setor, liberando você e seus funcionários para pensarem e trabalharem no que realmente importa para o seu negócio.

Gostou desse conteúdo? Curta a nossa página no Facebook e receba sempre dicas e informações interessantes como essas!


Acompanhe a KM nas redes sociais