Gerir uma empresa não é uma tarefa simples. É preciso estar atento a vários pontos que podem influenciar no seu sucesso. E entre eles está uma gestão de custos eficientes. Isso significa reduzir os custos de operação de maneira inteligente, sem comprometer os seus processos e nem a qualidade final do seu produto ou serviço.
Um dos pontos que costuma influenciar no orçamento das empresas é o parque de impressões. A falta de cuidado com o maquinário e até mesmo com o controle do que é impresso pode fazer com que os valores dessa área se tornem bastante altos, impactando negativamente na vida financeira da empresa.
Apesar disso, infelizmente, nem todos os negócios se atentam para o seu parque de impressões – e até mesmo desconhecem as soluções eficientes existentes para esse setor. Se você está em busca de formas eficientes de reduzir os custos da sua empresa, ou ainda as preocupações geradas com o seu parque de impressões, continue a leitura!

Como posso reduzir os custos com meu parque de impressões?

Você está cansado de tantos problemas oriundos do seu parque de impressões? Constantemente seus profissionais de TI precisam se deslocar para esse setor? As impressoras vivem em manutenção, os cartuchos parecem não durar e os custos com essa área só aumentam?
Além de tudo isso, já pensou no desperdício de papel, todos os dias? Infelizmente, é corriqueiro ver em médias e grandes empresas papeis abandonados e sobrando nas bandejas das impressoras.
Embora preocupante, essa é uma situação comum – e que só faz corroer o orçamento e a paciência dos gestores. Mas, você sabia que existem algumas soluções interessantes que podem lhe ajudar a resolver todos esses problemas?

Outsourcing de impressão

O serviço de outsourcing de impressão consiste, basicamente, na locação de equipamentos como copiadoras, impressoras e multifuncionais, com suporte técnico qualificado e soluções diferenciadas para a realidade da sua empresa.
Ao terceirizar o seu parque de impressões, você terá muitas vantagens, como:

  • redução de custos, já que toda a manutenção das máquinas será feita pela terceirizada;
  • menor preocupação, pois os problemas precisam ser resolvidos pela terceirizada;
  • uso de equipamentos modernos e que estejam mais de acordo com as demandas e necessidades da sua empresa;
  • maior controle sobre o que está sendo impresso;
  • uso de sistemas de bilhetagem e outras ferramentas que permitem entender quais setores possuem maior necessidade do parque de impressões;
  • maior controle administrativo, já que mensalmente a terceirizada oferece relatórios e informações precisas sobre o uso dos equipamentos, permitindo que os gestores pensem em medidas mais eficazes de reduzir o consumo de impressões.

Normalmente, o valor cobrado pelo outsourcing de impressão é bem mais atrativo do que a manutenção do parque próprio, porque dispensa a necessidade de contar com funcionários próprios, da compra de cartuchos, papéis e etc. e ainda da manutenção constante das impressoras.
Em geral, o preço do outsourcing de impressoras é estipulado através de um cálculo que engloba a quantidade de uso de cartuchos mensais e os tipos de equipamentos destinados à empresa. Além disso, as terceirizadas costumam realizar um estudo prévio, analisando a sua real demanda e oferecendo sistemas de controle mais rígidos para as impressões, o que ajuda a otimizar os custos.
Vale também ressaltar uma questão fundamental: as boas empresas de outsourcing de impressão realizam toda a gestão do seu parque de impressões, cuidando de todos os detalhes necessários, tais como assistência técnica e gestão de suprimentos.
Os projetos de outsourcing são pensados exclusivamente para a necessidade de cada empresa, com suprimentos adequados para suas exigências e maquinários de ponta. Além disso, também é oferecido consultoria, gerenciamento e suporte in loco, atendimento via telefone ou online, garantindo que tudo estará operando da melhor maneira possível, promovendo uma qualidade muito superior para as suas impressões.

Software de bilhetagem de impressão

A falta de controle sobre o que é impresso e por quem é um dos motivos para os custos elevados com o parque de impressões. Muitas empresas não sabem, por exemplo, qual é o custo por impressão e nem o quanto esse setor está impactando o seu orçamento mensal.
Gerenciar melhor essas informações é essencial para que a vida financeira da sua empresa esteja sempre saudável. Nesse sentido, o uso de um software de bilhetagem de impressão poderá lhe ajudar. Esses programas permitem aos gestores saberem onde, quando, o que e quem realizou cada impressão.
Por haver um controle mais rígido, os funcionários passam a analisar melhor a real necessidade de cada impressão, usando o parque de forma mais responsável e controlada. Tudo isso ajuda a reduzir o desperdício de papel, de suprimentos e de necessidades constantes de manutenção nos equipamentos.
Algumas vantagens que esses sistemas promovem são:

  • redução do custo de impressão;
  • eliminação do desperdício;
  • promoção do uso responsável;
  • monitoramento dos ativos de impressão;
  • possibilidade de limitação do volume de impressão por usuário;
  • transferência dos custos de impressão para quem imprime, indicando qual é o setor responsável pela impressão e ajudando no balancete e na definição de verba para as áreas.

Uso de dados em nuvem e sistemas de digitalização dos conteúdos

Será que realmente tudo o que é impresso na sua empresa é necessário? Quais são as informações cruciais que devem ser mantidas – e quais aquelas que podem ser desconsideradas? Entender a sua real necessidade de cópias impressas ajuda a otimizar o seu parque de impressões.
Com as funcionalidades trazidas pela tecnologia, nem sempre é necessária a manutenção do documento em arquivo físico, principalmente quando é imperativo que essas informações sejam facilmente acessadas.
Hoje muitas empresas prestam consultoria e gerenciamento dos conteúdos empresariais. Na prática, isso significa que elas analisam as informações e os documentos do seu negócio e buscam as melhores formas de manter essas informações e de organizá-las.

Os sistemas de informação em nuvem, por exemplo, permitem que muitos dados sejam digitalizados e integrados a vários departamentos, tornando a informação mais fácil de ser encontrada e acessada, reduzindo a necessidade do seu parque de impressões e agilizando seus processos internos.

Assim como nos arquivos físicos, também é possível restringir o acesso a determinadas informações, que podem ser apenas visíveis a membros da diretoria ou equipes específicas de trabalho.

Além disso, esses sistemas ainda permitem o acesso remoto, via smartphone ou tablet. Isso significa que você poderá continuar tendo acesso a todos os documentos e informações vitais para o seu negócio mesmo durante uma reunião ou uma viagem, por exemplo, auxiliando na tomada de decisões mais rápidas.
Como você pode notar, existem muitas soluções para otimizar o seu parque deimpressões, reduzindo os custos envolvidos com esse setor. Definir o melhor necessita de uma análise mais profunda da sua realidade e do volume de impressões feitos na sua empresa.

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