Em um mercado cada vez mais competitivo, reduzir os custos de operação é algo que todas as empresas buscam. Porém, nem sempre são adotadas formas realmente eficazes de cortar as despesas, o que pode significar desperdício constante de budget (orçamento).

O parque de impressões é hoje um dos pontos que mais costuma encarecer os orçamentos das empresas, seja devido à alta demanda de impressões, seja ainda pelas manutenções constantes. Controlar o que os funcionários imprimem nem sempre é uma saída viável e esses custos que não param de aumentar podem ser responsáveis por reduzir a rentabilidade do negócio.

Está se vendo na situação descrita acima? Continue a leitura e saiba tudo sobre esse assunto!

Como meu parque de impressões me faz perder dinheiro?

Peter Drucker, um estudioso considerado o “pai” da administração moderna costumava dizer que “o que não se mede, não se gerencia”. E é exatamente isso que acontece com o parque de impressões de inúmeras empresas.

Para a maioria é complicado ter controle sobre o que está sendo impresso e por quem, além de não ser fácil analisar se essas impressões são ou não realmente necessárias, o que acaba se configurando em gastos extras.

Além disso, existem outros problemas envolvidos que ajudam a encarecer esse setor, como:

 

Impressoras que não correspondem às necessidades atuais da empresa

Se você não tem ideia de quantas impressões são feitas por dia, como poderá estimar quais impressoras são mais ou menos indicadas para o seu negócio? Isso é algo muito frequente, o que acaba resultando em impressoras incapazes de suprir a demanda.

O resultado? Problemas frequentes e necessidade constante de manutenção, trocas de cartuchos e outras questões que acabam encarecendo ainda mais o setor de impressões.

Além disso, na hora de comprar as impressoras, muitas vezes, o setor responsável apenas analisa o custo do equipamento e se esquece de avaliar o custo por impressão. Ou seja, é possível que a economia com a impressora “mais barata” não seja real, pois o custo por impressão pode ser muito elevado, comprometendo o orçamento da empresa.

 

Falta planejamento financeiro para os parques de impressão

Sua empresa tem controle de qual é o custo por página impressa? Quais são todos os custos envolvidos no seu parque de impressões (papel, toner, kit de manutenção, funcionários para manutenção, etc.)? Quanto de energia elétrica é consumido mensalmente apenas para o parque de impressões? Qual o tempo gasto pelos seus funcionários realizando impressões e até mesmo tentando resolver os problemas que as máquinas podem apresentar?

Não ter ideia de todos esses valores pode levar a um total descontrole dos custos do parque de impressões. O resultado é uma conta muito alta no fim do mês e que necessitará de recursos de outros setores, ou até mesmo do lucro da sua empresa, tornando-a menos competitiva.

 

Excesso de impressões sem necessidade

Será mesmo que tudo o que é impresso na sua empresa é necessário? Hoje, a tecnologia já permite armazenamentos seguros, retenção das páginas e diferenciados para inúmeras situações, o que pode ajudar a reduzir drasticamente a necessidade de impressão.

Porém, muitas vezes, essa não é uma política da empresa e, como os funcionários e os gestores desconhecem o impacto que o parque de impressões possui no seu financeiro, acabam imprimindo diversos itens sem necessidade.

Falta de processos. O não controle das impressões, nada mais é do que a completa falta de um processo que delimite e indique o quanto cada departamento ou profissional pode imprimir.

A estruturação de um processo bem definido, que traga controle e limites ao parque de impressões é fundamental para que as atividades transcorram da maneira correta, tanto para a empresa, quanto para os colaboradores.

Afinal, quando todos os colaboradores são envolvidos na missão de economizar e compreendem que as suas impressões desnecessárias podem impactar a saúde financeira da empresa em que trabalham, a atitude passa a se modificar.

Mas, para isso, é essencial que exista um controle do quanto se está imprimindo, dos custos envolvidos em todas essas operações e de quais itens não possuem necessidade de impressão.

Dimensionamento inadequado da necessidade de impressoras

Se a empresa não sabe qual é a sua necessidade de impressão, dificilmente conseguirá estimar corretamente o número e o tipo mais adequado de impressoras. Não raro, muitos setores possuem um excesso de máquinas funcionando, sendo que muitas vezes esse número poderia ser reduzido pela metade, até mesmo com setores dividindo a mesmo equipamento.

Outro problema é a falta de controle das impressões coloridas. Nem sempre elas são necessárias, mas ao ter uma impressora que oferece essa possibilidade, muitos colaboradores acabam se esquecendo de configurar para a impressão em preto e branco ou no modo econômico, o que acaba consumindo mais do que o necessário.

Impressão Duplex, mais economia para sua empresa. Com as chamadas impressoras duplex, você ganha ainda mais economia, afinal, essas máquinas são capazes de fazer a impressão nos dois lados da folha, e ao mesmo tempo. Além de economizar em seus insumos (cartuchos, toners) você também corta custos com compra de papel.

Isso sem falar que essas impressoras são extremamente rápidas.

 

Qual o modo mais eficiente de reduzir todos esses custos? 

Como você pode notar, reduzir os custos com o parque de impressões necessita de um controle bastante rígido por parte da empresa e de uma análise ampla da sua necessidade de impressão e da qualidade e eficiência dos equipamentos que possui.

Veja algumas das soluções mais usadas atualmente:

> Sistemas de controle de impressão

Com esse tipo de sistema, as empresas conseguem ter um controle maior sobre as impressões que são feitas, sendo possível analisar os setores e usuários.

Mas, apenas reduzir o número de impressões pode não ajudar, quando o custo por impressão continua sendo alto.

> Gestão de conteúdo empresarial

Será que todos os itens que estão sendo impressos pelos seus funcionários realmente são necessários? Além dos custos por impressão, muitos itens podem acabar se perdendo ou ficando difíceis de serem encontrados e acessados quando forem requisitados.

Hoje, algumas empresas oferecem soluções para que o seu negócio consiga gerir melhor o seu conteúdo empresarial, como os dados em nuvem, que ficam sempre disponíveis e seguros, podendo ser acessado via computadores, tablets e smartphones, reduzindo as necessidades de impressão (e os custos).

> Outsourcing de impressão

As empresas de outsourcing de impressão são alternativas altamente viáveis e que permitem reduzir os custos com o parque de impressões e ainda elevar a qualidade. Assim, ao contratar esse tipo de serviço você passará a transferir a gestão operacional do seu parque de impressões ao terceiro, que conseguirá administrar melhor suas impressoras e monitorar seus suprimentos.

Na prática, isso se traduz em: uso de equipamentos para impressão mais adequados a sua necessidade e com custo de impressão menor, maior controle sobre o que é impresso, redução de todos os custos envolvidos com a manutenção e qualidade maior para o que é impresso.

 

 


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