Manter a eficiência em nível máximo nas empresas nem sempre é uma tarefa fácil. Afinal, isso depende de uma série de fatores, da redução de custos com matéria-prima à produtividade da mão de obra. Contudo, alguns questionamentos podem fazer com que as companhias cheguem a soluções que podem tornar a gestão de processos organizacionais muito mais completa e, consequentemente, com melhores resultados.
Este é o objetivo da sua empresa? Veja a seguir 3 perguntas fundamentais que vão te ajudar a chegar nesses insights!
1. Consigo encontrar documentos facilmente em minha empresa?
Boa parte dos processos é – ou deveria ser – documentado. Por esse motivo, é fundamental se perguntar se localizar os arquivos é algo prático na companhia, já que dessa etapa depende boa parte do andamento bem-sucedido do restante do workflow.
Em um exemplo prático, o lançamento de um produto no mercado demanda uma série de papéis para ser concretizado – dos e-mails trocados entre gestores e diretores à legislação acerca do tema. Se algum desses documentos é extraviado, o restante das etapas acaba sofrendo com atrasos, novas impressões dos mesmos arquivos acabam sendo solicitadas e, de uma forma geral, a eficiência de todo o processo é reduzida.
Assim, se existe dificuldade de encontrar a documentação, gerando entraves nos departamentos e ocupando horas da equipe com a tentativa monótona de localizar papéis, isso é um sinal de que é preciso encontrar uma solução de gestão de conteúdo, como o ECM. Consequentemente, a organização e estruturação desses dados levará a um processo que flui com maior tranquilidade, gerando resultados rapidamente para a companhia.
2. É possível controlar todo o fluxo de trabalho nos departamentos?
A documentação impressa ou digital faz parte de algo maior que está presente em toda empresa – o fluxo de trabalho. Embora tenha citado acima, se atentar a manter um workflow inteligente na companhia é fundamental, por isso é imprescindível questionar sobre o controle do mesmo na empresa.
É possível identificar com qual responsável a tarefa está? Avaliar quanto tempo cada passo do processo levou para ser concluído? Alguma tarefa foi ignorada por negligência ou porque houve quebra de máquinas da produção? São perguntas como essas que indicam se há ou não controle sobre o fluxo de trabalho.
O ponto positivo é que, atualmente, a tecnologia é uma excelente aliada para resolver esses bloqueios. A solução BPM (sigla em inglês para Business Process Management ou Gerenciamento de Processos do Negócio), por exemplo, engloba uma série de ações para uma gestão de processos organizacionais completa. O software da metodologia faz a modelagem, o mapeamento, o controle, o aprimoramento e a automatização do processo.
Com isso, há redução de falhas, aumento da produtividade e também a multiplicação do potencial estratégico da empresa.
3. Minha empresa pode evoluir com uma eficiente gestão de processos organizacionais?
Por fim, também vale a pena se perguntar sobre as possibilidades de um futuro promissor para a empresa, se ela estiver aberta às inovações do mercado que podem ajudá-la a ser mais eficiente. Afinal, não basta identificar as falhas na gestão de processos organizacionais. É preciso trabalhar para solucioná-las!
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