6 métodos inteligentes para reduzir custos de impressão utilizando terceirização de impressoras nas empresas

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Empresas dos mais variados setores e tamanhos já compreenderam que a terceirização de impressoras tem múltiplas vantagens. O gerenciamento profissional de impressões é capaz de trazer maior controle e redução de gastos, diminuindo e até mesmo evitando os excessos e desperdícios. Nos locais onde essa solução é implementada adequadamente, os gastos caem em até 30%.

Ao escrever este artigo, tivemos a intenção de dar algumas dicas para quem tem interesse em reduzir os custos de impressão da empresa, para que entenda quais são as vantagens de terceirizar os serviços de outsourcing de impressão. Confira!

 

O que eu mesmo posso fazer para reduzir os custos?

 

1- Ative o modo econômico dos equipamentos

Imprimir em modo econômico, também chamado de rascunho, pode ser uma boa alternativa para quem deseja poupar o cartucho de tinta da impressora. Utilize esse recurso em situações em que não há necessidade de obter a melhor qualidade no papel, como em textos e relatórios preliminares. Além de gastar menos tinta, as impressões do modo econômico são bem mais rápidas.

 

2- Utilize suprimentos originais

Cartuchos e toners são peças fundamentais para o bom funcionamento de sua impressora. Logo, manter seu equipamento com suprimentos de qualidade irá garantir a máxima produtividade e qualidade de impressão, além de reduzir o risco de falhas e danos no equipamento. Mesmo que o preço dos suprimentos remanufaturados sejam menores, os custos, no final das contas, serão maiores. Portanto, utilizar suprimentos originais, será sempre o melhor investimento.

 

3- Não deixe as máquinas paradas por muito tempo

Os problemas mais comuns em impressoras paradas são: a lubrificação das peças que diminui, aumentando as chances de ocorrer algum problema técnico, e as tintas que podem ressecar devido a inatividade. Por isso, imprima pelo menos um documento por semana. Para que esses contratempos sejam solucionados, será necessário o auxílio técnico, o que gera mais custos.

 

4- Imprima sempre em frente e verso

A impressão duplex pode contribuir muito para a redução de custos nas empresas, pois economiza na compra de insumos, já que gasta a metade de papel que uma impressão padrão por exemplo. Além disso, economiza tempo, já que o modo automático imprime diretamente duas faces, não havendo necessidade de esperar que um lado seja impresso para voltar a colocar o papel. Economiza também espaço, pois utiliza menos papel. E de quebra ainda ajuda o meio ambiente, já que comprando menos papel, menos árvores serão cortadas, e menos combustível será necessário para transportá-los.

 

5- Conscientização dos colaboradores

A redução do consumo de papel nas empresas é um item primordial para conseguir fazer com que os custos de impressão caiam, por isso, invista em campanhas de redução de impressão.

 

6- Impressoras adequadas às necessidades da empresa

É preciso estudar se as impressoras utilizadas na empresa são realmente necessárias, e se a tecnologia e porte dos equipamentos estão de acordo com o volume de impressão. Cada impressora é construída para atender uma demanda específica de trabalho, por isso vale a pena verificar se o volume de impressões feito está abaixo do que é esperado para o equipamento. Se a resposta for positiva, saiba que está perdendo dinheiro.

 

Outsourcing de impressão, por que contratar?

Outsourcing de Impressão é um serviço de terceirização dos equipamentos para impressão e gerenciamento de cópias, com o objetivo de minimizar as operações através do gerenciamento de tarifas por página impressa, com a utilização de um software de bilhetagem. Uma das vantagens de implantar essa solução na empresa, é que a responsabilidade dos equipamentos e custos é da contratada.

Portanto, o cliente fica livre da depreciação dos equipamentos, investimentos e toda infraestrutura, pagando por mês somente pela infraestrutura das operações, como páginas copiadas ou impressas. Esse é um dos maiores benefício e vantagens do outsourcing de impressão, pois com a organização que é feita, o dinheiro que é economizado pode ser destinado para outras áreas.

Toda solução de outsourcing de impressão inclui o suporte técnico de hardware com qualidade para garantir um aumento no padrão de cópias/impressão.

 

Como funciona

Ao contratar a prestadora de serviços, é feito um projeto do parque de impressoras para sua empresa. Através de uma análise rigorosa das necessidades do contratante é projetado tudo o que será instalado, visando o melhor custo benefício. Para que a análise seja eficaz são levantados itens primordiais no ambiente de trabalho, como: volume de impressão mensal, formatos de papel, impressão colorida ou preto e branco, além de funcionalidades adicionais (fax ou digitalização).

Com estes dados os técnicos podem definir quais os melhores modelos e também qual a quantidade indicada de equipamentos para cada setor da empresa. A prestadora de serviços fica responsável pela manutenção dos equipamentos, assim como a troca dos suprimentos e a reposição de impressoras antigas, deixando a empresa focada apenas em seus negócios.

Teve seu interesse despertado para essa solução inteligente e econômica que é a terceirização de impressoras? Entre em contato com a Km do Brasil e converse com especialista, com certeza temos a melhor solução para sua empresa!

 

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