Você já deve ter ouvido o termo outsourcing de impressão, afinal ele está em alta no mercado. Ele se trata de um serviço terceirizado, com o objetivo de auxiliar empresas com os cuidados relacionados ao parque de impressões. A contratação desse serviço tem como consequência a economia com impressões e insumos, além da otimização de tarefas da equipe.
Embora o outsourcing de impressão pareça ser simples, é necessário todo um estudo da empresa e sua demanda para que um projeto customizado seja realizado, a fim de cobrir todas as necessidades da empresa em questão. A implantação da solução é um trabalho complexo, e é realizado em várias etapas.
Entenda como a implantação é realizada, e quais são as etapas de um projeto de outsourcing de impressão. Confira!
Afinal, como fazer outsourcing de impressão?
Primeira etapa
Nesta etapa do projeto, a empresa prestadora de serviço faz um levantamento do volume de impressões e dos custos que o cliente tem com o parque. O intuito desta análise é identificar as necessidades da empresa, a fim de determinar os melhores tipos de impressora, insumos, além da nova configuração do parque de impressões.
É necessário também organizar a infraestrutura relacionada às impressoras. Nesta fase é estudada a implantação de servidores de impressão, responsáveis por todo o fluxo de impressão e sendo facilitadores da gestão das impressoras.
O servidor irá organizar todos os trabalhos de impressão que são comandados pelos computadores ligados à rede. Todos os dados de insumos das impressoras, e também os arquivos enviados pelo usuários ficam em só um lugar, facilitando o trabalho de gestão.
Segunda etapa
Após o projeto ser aprovado, é chegada a hora da implantação da solução contratada. Neste momento, impressoras e softwares são instalados na empresa para que o projeto tenha andamento e o cliente já comece a se familiarizar com o novo parque de impressões, que se tornará muito mais engenhoso e econômico.
A partir do momento em que o projeto foi implantado, é necessário que os colaboradores da empresa participem de um treinamento com o intuito de aprenderem mais sobre o novo parque de impressões e seus processos.
Um ponto muito importante desse treinamento, é a conscientização dos funcionários para que usem as impressoras de forma a evitar impressões desnecessárias. Isso ajuda a prevenir o desperdício dos recursos contratados.
Terceira etapa
Com a infraestrutura pronta e o treinamento dado, é hora de o administrador colocar os em prática o software de bilhetagem. Agora é possível manter o controle das impressões, de maneira fácil e intuitiva. O software de bilhetagem organiza o ambiente, tornando mais fácil o controle de despesas.
O administrador passa a ter o controle de todas as informações do usuário que enviou o arquivo para impressão, e pode estabelecer cotas por usuário ou departamento, e ainda promover a conscientização do uso responsável, evitando o desperdício.
Após as três etapas serem concretizadas, o contratante já pode operar com muito mais economia e produtividade em relação às impressões. As empresas prestadoras de serviço normalmente disponibilizam no contrato o serviço de manutenção do parque sempre que for necessário.
Com a KM do Brasil, além do serviço de manutenção, está incluso no contrato de outsourcing a atualização de equipamentos, que garante que o contratante conte sempre com a melhor tecnologia em impressão.
Gostou deste conteúdo e quer saber mais sobre como fazer outsourcing de impressão? Entre em contato com a KM do Brasil! Teremos o prazer de atendê-lo e descobrir a melhor solução em impressão para sua empresa.
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