Como funciona a bilhetagem de impressão?

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Como funciona a bilhetagem de impressão?

Estratégia comumente utilizada nos serviços de outsourcing de impressão, com o objetivo de reduzir custos, e principalmente, gerenciar tudo o que envolve essa atividade, a chamada bilhetagem de impressão é uma ferramenta essencial de controle. Ela funciona por meio de um software, que é capaz de gerar os mais diversos relatórios, como dados do centro de custos, produção de cada impressora, além de informações de como cada usuário está utilizando o equipamento, em termos de quantidade de folhas impressas.      

A grande vantagem é que utilizando esse tipo de sistema, é possível descobrir quais são as máquinas mais usadas, quem mais está imprimindo, o que este usuário está imprimindo, controle por centro de custo, retenção de páginas eliminando desperdício e mantendo o sigilo da informação. Assim, têm-se o controle absoluto do parque de impressões.

Como eu terei mais controle do meu parque de impressões usando a bilhetagem?

Em resumo, você conseguirá monitorar todas as impressões feitas em sua empresa, contabilizar e distribuir cotas de impressão (por departamento ou usuário) e atribuir os trabalhos para departamentos específicos. Por meio desse controle, os usuários passam de um uso indiscriminado para um uso racional dos recursos.

Como vantagem adicional, você torna a sua empresa mais sustentável e ecologicamente consciente, a partir do uso de políticas definidas de impressão e do controle total do consumo de suprimentos.

Como a bilhetagem de impressão é implantada nas empresas?

Mas, para implantar a solução de bilhetagem de impressão com sucesso é fundamental primeiramente seguir alguns passos para chegar ao resultado esperado.

Confira abaixo o que considerar:

Quais as características do meu parque de impressões? O primeiro passo para implantar essa solução é contratar uma empresa de outsourcing de impressão reconhecida no mercado e capaz de te atender em todas as suas necessidades. Em seguida, em conjunto com essa companhia, você deve analisar todos os processos envolvidos, como o fluxo de documentos e a correta demanda de impressão.

 

Estudando a solução. Após contratar a empresa de outsourcing de impressão, peça para que ela demonstre em detalhes como esse software funciona, explicando funcionalidades e as especificidades capazes de auxiliar no dia a dia da sua empresa.

 

Aplicando a solução. Já contratou o outsourcing de impressão e escolheu o software de bilhetagem que melhor se enquadra às suas necessidades? Então, agora é hora de verificar se os relatórios estão sendo gerados com precisão e da forma como você espera, ou seja, se tudo está correndo de acordo com o combinado.   

 

Controle e estudo. Analise pacientemente o que os dados dos relatórios apontam. A partir daí, provavelmente será possível planejar os seus próximos passos. Diversas melhorias podem ser feitas a partir do estudo dos dados apurados, desde a redução de custos até a maior velocidade no processo de impressão.

 

Suporte. Certifique-se de que a central de suporte da empresa de outsourcing de impressão irá prestar todos os serviços com agilidade, como nos casos de solicitação de melhorias no gerenciamento da estratégia. E, atenção: o casamento entre o software de bilhetagem e o dia a dia do seu parque de impressões deve ser perfeito, por isso, esse suporte deve ser realmente muito bem-feito.  

Quem pode me ajudar a contar com um bom software de bilhetagem?

Como dissemos anteriormente, para implementar um software de bilhetagem em sua companhia, é preciso contratar uma boa empresa de outsourcing de impressão. A KM do Brasil atua no mercado há mais de 25 anos e tem total know-how para lidar com empresas de todos os segmentos e tamanhos.

A companhia é especialista no desenvolvimento de soluções 100% customizadas de acordo com as necessidades específicas de cada cliente.

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