Como se preparar para a digitalização do acervo acadêmico e atender a lei 9235

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digitalização do acervo acadêmico

Em vigor desde dezembro de 2017, o decreto no 9.235 trouxe uma série de especificações sobre a regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior do Brasil. Uma delas, no artigo 58, refere-se à digitalização do acervo acadêmico.

Sua empresa da área de educação já está preparada para essa revolução na gestão de documentos? Veja neste artigo o que fazer para se adequar e atender a lei 9.235.

Entenda o decreto 9.235

O decreto 9.235 estipula que, após ser descredenciada ou encerrar sua oferta de cursos, a instituição de ensino (pública ou privada) fica responsável por guardar e gerenciar seu acervo acadêmico. O acervo refere-se a toda a documentação e aos registros acadêmicos dos estudantes.

O prazo para a digitalização do acervo acadêmico se encerra em abril e 2020.

Como se adequar à lei 9.235

Para cumprir o decreto 9.235, as instituições educacionais podem contar com a tecnologia, a fim de digitalizar todos os documentos e deixá-los disponíveis em um sistema prático e organizado. Dessa forma, as informações ficam mais seguras e podem ser acessadas facilmente.

Com um sistema de gestão dos documentos, lidar com o grande volume de dados das instituições se torna mais fácil, além de garantir a integridade da documentação.

Está se perguntando onde encontrar a solução ideal para fazer isso? Conheça agora os serviços especializados de gestão de documentos da KM do Brasil.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

A solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) permite que as empresas digitalizem, armazenem e compartilhem todos os documentos.

Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)

O sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial (cuja sigla em inglês é ECM) é uma evolução do GED, já que reúne todas as qualidades do anterior e mais algumas funcionalidades.

Com o ECM, é possível ter controle total sobre os documentos, nas fases de captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivo.

Além da facilidade na localização dos documentos e da conservação dos mesmos, as soluções de gestão de documentos resultam na economia de papel para a instituição e na redução de erros no processo de arquivamento.

Como encontrar o sistema ideal para a digitalização do acervo acadêmico?

O prazo para a digitalização do acervo acadêmico pode ser curto para as instituições de ensino que ainda não têm nenhum dado no formato digital. Por isso, é preciso buscar a melhor solução de gerenciamento rapidamente.

Para isso, leve em consideração:

  • As necessidades da sua instituição educacional: volume de documentos, ferramentas necessárias para gerenciá-los, entre outros itens.
  • A opinião de outras instituições sobre os sistemas de gestão de documentos do mercado
  • A qualidade do suporte técnico oferecido pela empresa
  • A possibilidade de treinar a equipe da escola para utilizar a ferramenta corretamente
  • A possibilidade de integrar o sistema à tecnologia já existente na instituição de ensino
  • Se o sistema de gestão possui opção de captura em lote, para que você possa digitalizar rapidamente diversos documentos ao mesmo tempo
  • Se o sistema é capaz de reconhecer o texto, facilitando a localização do arquivo

 

Sua instituição de ensino está preparada para a digitalização do acervo acadêmico? Fale com nossos especialistas e conheça as soluções em gestão de documentos da KM do Brasil.

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