De GED a Content Services: a evolução em gestão de documentos que você precisa conhecer

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De GED a Content Services a evolucao em gestao de documentos que voce precisa conhecer

Ter uma estratégia inteligente de negócio, relacionada apenas ao produto ou serviço, não é mais suficiente para que a empresa seja considerada uma boa gestora e, consequentemente, um caso de sucesso. As companhias necessitam de gerenciamento das informações. E isso só é possível com ferramentas adequadas de gestão de documentos que evoluem constantemente, a fim de atender demandas que se transformam a cada dia nos mais diversos mercados.

As soluções GED, ECM e Content Services se encaixam exatamente nesse contexto, revolucionando o modo como as organizações lidam com arquivos impressos e digitais todos os dias. Portanto, se você ainda não conhece o potencial dessas tecnologias, é hora de saber um pouco mais sobre elas. Confira o artigo de hoje!

A inovação dos sistemas GED, ECM e Content Services para o mundo corporativo

Embora os termos sejam diferentes, GED, ECM e Content Services representam a evolução de uma única tecnologia de gestão de documentos. O pioneiro, cuja definição veio da Association for Information and Image Management (AIIM), foi o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que surgiu entre o final da década de 1980 e o começo da década de 1990. Até então, o sistema se restringia à captura das informações no papel pelo scanner, onde a leitura e armazenamento dos dados era feita por um software.

Em seguida, quando a ideia de GED se tornou mais completa, surgiu o conceito da AIIM para ECM. Neste, o gerenciamento de conteúdo corporativo passou a abranger estratégias, métodos e ferramentas para lidar com os documentos em todas as suas fases: criação ou captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação e arquivamento.

Apesar da abrangência da tecnologia ECM, inovações como tecnologias de dados em nuvem e Internet das  Coisas (IOT) fizeram com que a consultoria Gartner, em 2016, sugerisse um novo termo para representar “a evolução do ECM”. Assim, o Content Services engloba, atualmente, não apenas uma gestão total dos documentos, mas da integração dos mesmos à era da cloud computing e IOT.

Vantagens da solução de gestão de documentos para empresas de todos os mercados

Com um sistema de gestão de documentos tão completo como o GED, ECM e Content Services, o que não faltam são benefícios para as empresas que fazem uso de tal tecnologia. Isso porque, ao controlar o fluxo de informações na empresa, é mais fácil localizar documentos sempre que necessário e evitar a perda de arquivos. Consequentemente, há redução de custos e aumento da produtividade.

  • Redução de custos: uma vez que os documentos não são mais extraviados e não é necessário utilizar o tempo da equipe para encontrar arquivos (digitais ou impressos), a empresa economiza com a localização dos dados, graças ao software de GED, ECM ou Content Services.
  • Aumento da produtividade: a rápida localização dos arquivos, em um sistema totalmente organizado e estruturado, faz com que a equipe seja mais produtiva. Além disso, é possível aproveitar o talento desses profissionais em outras áreas estratégicas da companhia, multiplicando os resultados positivos da empresa.

Por fim, vale lembrar que a gestão de documentos feita por meio de soluções como ECM ou Content Services é o ponto de partida para que a empresa se torne mais competitiva no mercado. Afinal, é preciso ter controle e segurança dos dados para definir o próximo passo da corporação, rumo ao sucesso. Sua organização está preparada para inovar com essa tecnologia mas ainda precisa saber mais sobre ela? Fale com os especialistas da KM do Brasil e descubra como podemos te ajudar!