Diariamente, as empresas produzem, armazenam e descartam uma enorme quantidade de arquivos. E, ao contrário do que se imaginava há alguns anos, os impressos não perderam seu lugar nos departamentos. Contudo, hoje ficam lado a lado com o conteúdo digital, visto que em muitos casos ainda há preferência pelo papel. O resultado desse hábito corporativo, sem uma gestão de documentos e impressões inteligente: diversos problemas de organização e eficiência.
Veja a seguir 3 indícios de que sua empresa precisa de uma transformação tecnológica para deixar essas adversidades para trás.
1. Dificuldade em encontrar arquivos
Não é raro as empresas, de qualquer porte ou segmento, se perderem em meio ao volume excessivo de papel. Muitas vezes, para encontrar determinado conteúdo – especialmente versões físicas – no arquivo repleto de caixas, os funcionários levam horas. Na prática, isso significa que a busca por pastas com notas fiscais e relatórios de determinado ano, por exemplo, impactam na produtividade da equipe.
Dessa forma, não se perde apenas tempo com a procura, mas também dinheiro. Afinal, o tempo desperdiçado com a busca é pago pela empresa. E, neste período, a equipe poderia estar realizando suas próprias atividades. Estas que, de fato, impactam na estratégia do negócio e seu bom desempenho no mercado.
2. Perda de documentos importantes
A perda de documentos é outro problema frequente no universo corporativo. Certas vezes está relacionada com a dificuldade de encontrá-los. Porém, há casos em que o documento digital (ou digitalizado) realmente é extraviado, deletado e seu rastreamento não é possível.
Com isso, corre-se o risco de perder informações importantes e até confidenciais. Em outras palavras, a segurança dos dados é outro ponto problemático, quando não se conta com um sistema de gestão de documentos e impressões.
3. Falta de espaço físico para armazenar os documentos
Milhares de pastas com documentos acumulados ao longo dos anos não prejudicam apenas a agilidade para localizar informações. Elas impactam na disponibilidade do espaço para arquivo.
Mesmo em empresas maiores, isso é um problema tanto por ser necessário especificar um local apenas para isso, quanto pela preservação dos documentos. Quando feita de forma incorreta, em ambiente não controlado (temperatura, umidade e luz), a armazenagem pode levar à deterioração dos documentos – inclusive por conta de pragas como cupins e até ratos.
Sistema de gestão de documentos e impressões como solução para esses e outros problemas
Os problemas enfrentados pela falta de controle dos documentos impressos ou gerados digitalmente na empresa podem ser muitos. Entretanto, o fato é que a solução mais eficaz para esses contratempos é um excelente sistema de gestão de documentos e impressões.
Também conhecido como GED ou Content Services, o sistema de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ou ECM) reúne estratégias, métodos e ferramentas que ajudam a organizar, armazenar e ter controle total sobre os dados.
Com o ECM é possível:
- Delimitar a entrada de documentos ou informações no sistema da empresa
- Gerenciar o uso e a organização dos documentos
- Armazenar os arquivos em uma infraestrutura adequada, que permita a gestão de documentos de forma eficiente e com níveis de acesso
- Disponibilizar a informação de acordo com as necessidades do usuário.
Para completar, o sistema ECM potencializa ainda mais a gestão dos arquivos, quando aliado ao uso do Managed Print Services (MPS ou Gerenciamento de Impressão).
Com essas soluções de gestão de documentos e impressões, na prática, a empresa encontra e organiza conteúdos com agilidade, dispensa a necessidade de espaço físico para os arquivos (já que tudo se torna digital), aumenta sua produtividade e reduz custos. Consequentemente, impulsiona seu crescimento com estratégias inteligentes de negócio que estão realmente relacionadas às atividades da marca.
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