Locação de impressoras x Outsourcing de impressão: você sabe qual é a diferença?

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Locação de impressoras x Outsourcing de impressão: você sabe qual é a diferença?

A impressão diária de arquivos pode sair cara mesmo para uma empresa de pequeno porte. Por isso, tornam-se cada vez mais populares a locação de impressoras e o outsourcing de impressão, com os quais as companhias visam deixar no passado as preocupações relacionadas a impressoras e insumos. Mas você sabia que existem diferenças entre os dois conceitos?

Descubra agora quais são elas e veja qual é o serviço mais adequado para sua empresa!

Locação de impressoras: opção prática para economizar com insumos e máquinas

Comprar as próprias impressoras e multifuncionais pode comprometer boa parte do orçamento de uma empresa. Além disso, os equipamentos logo precisam ser substituídos por tecnologias mais avançadas, o que demanda um novo custo para a companhia.

É nesse contexto que surge a locação de impressoras e multifuncionais, serviço onde uma empresa especializada oferece às companhias, em contrato, o aluguel das máquinas. A locação pode incluir também os insumos (papel, cartuchos e toners), manutenção e suporte.

Contudo, apesar do termo ser semelhante ao outsourcing, o aluguel de impressoras se restringe especificamente aos equipamentos. E isso o torna ideal apenas para empresas menores ou que não precisam de uma gestão completa dos documentos impressos e digitais. Que é o que o outsourcing possibilita para quem contrata o serviço.

Outsourcing de impressão: muito além dos equipamentos

Para começar, o outsourcing de impressão tem como objetivo gerenciar o parque de impressões de uma empresa de forma completa. Ou seja, a companhia especializada desenvolve um serviço personalizado sob medida para o cliente, disponibilizando impressoras e multifuncionais de acordo com a demanda. Para isso, baseia-se, por exemplo, no número de cópias e departamentos que utilizarão a máquina, tipo de cópia (monocromática ou colorida, em A4 ou em tamanhos especiais), entre outros itens.

Mas isso é apenas uma parte do outsourcing, já que ele vai além do hardware. O serviço traz uma solução que visa fazer com que toda a operação de impressão funcione perfeitamente nas empresas. Assim, além da terceirização das impressoras e insumos, e também do suporte e da manutenção – que já constam numa locação de impressoras comum – o outsourcing de impressão inclui softwares de gestão de documentos. Isso possibilita que as companhias tenham controle de tudo o que é impresso ou nasce como arquivo digital na empresa.

Em outras palavras, o outsourcing de impressão engloba não apenas a terceirização das impressoras, mas tecnologias que impactam, na prática, em redução de custos, aumento da produtividade e máxima eficiência.

Tecnologias de um outsourcing de impressão

Conheça algumas tecnologias que tornam o outsourcing de impressoras uma solução completa:

  • Software de impressão por biometria: libera os arquivos impressos apenas com a identificação da digital de quem enviou os documentos para a máquina. Isso evita que o mesmo arquivo seja impresso várias vezes, bem como o extravio de informações confidenciais.
  • Bilhetagem de impressão: software que permite monitorar todas as impressões realizadas na empresa. Além de identificar quais departamentos e pessoas imprimiram quais documentos, possibilita a distribuição de cotas de impressão. Com isso, as empresas reduzem o desperdício e controlam tudo o que é impresso.
  • Sistema para controle de insumos e impressões: na KM do Brasil, existe, ainda, o Portal do Cliente. A plataforma exclusiva disponibiliza a cada cliente dados sobre todas as impressoras da companhia – inclusive de outras filiais que fazem parte do contrato de outsourcing de impressão. Na página, é possível monitorar em tempo real a substituição dos suprimentos, o estado dos equipamentos, além de solicitar o suporte, sempre que necessário.

Agora que você conhece o que os serviços de locação de impressoras e de outsourcing de impressão podem oferecer, já sabe qual é o ideal para sua empresa? Seja qual for sua necessidade, fale com os especialistas da KM do Brasil e encontre a solução ideal para seu negócio agora!