Por que o gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) é o segredo da eficiência

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Notas fiscais, contratos, projetos, propostas, contas, relatórios, apresentações em slides e e-mails são apenas alguns dos documentos que as empresas produzem todos os dias. E, ao longo do tempo, não faltam materiais acumulados em pastas difíceis de encontrar, seja no computador ou no arquivo físico. Porém, com o uso da solução de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ECM) essa realidade tem mudado, afinal, a tecnologia traz uma série de benefícios, quando o assunto é gestão documental.

Veja no artigo de hoje por que o sistema ECM é o segredo da eficiência!

Organização de todos os arquivos da empresa

Também conhecida como GED ou Content Services, a solução ECM proporciona mais organização para todos os arquivos da empresa. O software conta com ferramentas que reconhecem, estruturam e classificam conteúdos de texto, vídeo, áudio e imagens e, com isso, encontrar o documento se torna muito mais fácil e rápido.

A organização ocorre tanto no arquivo físico – já que os documentos em papel são digitalizados e também constam no sistema – quanto os arquivos que “nasceram” digitais.

Gerenciamento de conteúdo corporativo em todo seu ciclo, da criação ao armazenamento

O sistema ECM engloba ferramentas e estratégias para um completo gerenciamento de conteúdo corporativo. Isso significa que a solução, personalizada para a necessidade de cada empresa, suporta a administração de todo o ciclo de vida do documento, desde a sua criação até o seu expurgo ou guarda permanente, gerenciando todos os métodos para a criação ou captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação e arquivamento.

Consequentemente, a gestão de documentos resulta em maior facilidade para localizar arquivos, além de evitar a perda de documentos e otimizar o espaço físico para guardar o que é impresso. E tudo isso, por sua vez, gera economia e mais eficiência para a empresa.

Um exemplo recente disso, na prática, envolve o projeto do viaduto que cedeu na Marginal Pinheiros, em São Paulo – SP, em novembro deste ano. A documentação, que ainda não havia sido digitalizada, demorou 13 dias para ser encontrada. Com o ECM, encontrar os arquivos seria muito mais rápido, evitando prejuízos e agilizando o reparo da obra. Além disso, o sistema evitaria o extravio de documentos, algo comum quando se trata de obras públicas – o que faz os processos se arrastarem e custarem ainda mais à população.

Equipe produtiva e com talento melhor aproveitado

A localização e organização ágil de arquivos com o auxílio das tecnologias de gerenciamento conteúdo corporativo permitem que as companhias aproveitem melhor o talento da equipe. Isso porque os fluxos estruturados reduzem tempo de treinamento e deixam de tomar o tempo dos funcionários para encontrar arquivos.

Assim, a capacidade intelectual dos colaboradores pode ser explorada em outros setores essenciais da empresa, como a definição de estratégias de negócio.

 

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