Software de impressão segura por Biometria: principais vantagens para sua empresa

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Controlar as impressões de toda a empresa pode ser um grande desafio, especialmente quando se trata de uma organização com muitos funcionários. Por esse motivo a tecnologia se reinventa a todo instante, levando às companhias soluções completas para assegurar que a equipe imprima apenas o essencial no trabalho.

 

Uma das soluções mais eficazes para isso é o software de impressão por biometria, ferramenta que faz parte do serviço de outsourcing de impressão, que utiliza esse dado único de cada pessoa para liberar os arquivos impressos. Veja neste artigo como a tecnologia funciona e quais benefícios ela traz para as empresas.

 

Como funciona o software com leitor biométrico de impressão?

 

As impressões por meio de um sistema de biometria, a princípio, são semelhantes às realizadas de forma comum. Cada colaborador envia o arquivo para impressão a partir de seu computador, e vai até a máquina buscar o mesmo.

 

A diferença é que, para o documento ser efetivamente impresso, é preciso que o solicitante se identifique no leitor digital biométrico próximo à impressora. Ou seja, sua digital é utilizada como uma “chave” para autorizar as impressões.

 

E se não for possível utilizar a biometria para liberar o conteúdo?

 

Pessoas com dificuldade de locomoção ou com alguma deficiência (como ausência dos dedos) podem ver no sistema um obstáculo extra para suas atividades. Porém, um software de impressão conta com configurações especiais para garantir que todos consigam imprimir normalmente, independentemente da situação.

 

Em ambos os casos, o sistema pode ser configurado para liberar as impressões dessas pessoas automaticamente, assim que houver a solicitação. Deste modo, outros podem buscar o documento para elas.

 

Outra possibilidade de liberação automática da impressão está relacionada ao período de registro das digitais (para que usuários sem o cadastro possam imprimir). Também é possível configurar o software para aceitar mais de uma digital para um mesmo usuário (útil para os casos em que secretárias e subordinados precisam liberar o conteúdo de gerentes e diretores, por exemplo).

 

Identificação pessoal sem o controle biométrico

 

Além do cadastro das digitais, é possível controlar as impressões de outra forma: por identificação facial (muito prático para quem trabalha com luvas ou mesmo sofre do problema de ausência dos dedos), mediante leitura do chip RFID do crachá pessoal, e também com acesso restrito (exigência de usuário e senha).

 

Vantagens de um software com leitor digital biométrico

 

Mais que um avanço tecnológico, o sistema de biometria integrado às impressoras traz benefícios que fazem toda a diferença na rotina de empresas de qualquer segmento. Conheça os principais:

 

• Economia

A liberação de tudo o que é impresso por meio biométrico evita que as pessoas mandem imprimir documentos e estes fiquem esquecidos na máquina. Como consequência do controle, sua empresa reduz custos com papel, cartuchos e toners. E esse uso responsável da impressora é bom tanto para questão financeira, quanto para o meio ambiente.

 

• Segurança dos dados

 

Sem um controle por biometria, o risco de vazamento de informações (inclusive confidenciais) é alto. Afinal, as informações esquecidas na bandeja podem ser lidas e retiradas do local por qualquer pessoa. Assim, outra vantagem do software de impressão por biometria é o aumento da segurança dos dados da empresa, já que o documento só é liberado mediante reconhecimento do usuário.

 

• Controle de impressões

 

Sua empresa sabe exatamente quantos arquivos são impressos diária e mensalmente, por quais departamentos ou funcionários? Aliado a um software de bilhetagem de impressão, o sistema de biometria permite não apenas a liberação depois da identificação do usuário, mas também o controle total das impressões em cada setor.

 

O que mais sua empresa ganha com o outsourcing de impressão?

 

O software de impressão com leitor biométrico é apenas uma das ferramentas vantajosas de um outsourcing de impressão. A terceirização permite uma gestão completa das impressoras, que inclui tanto as tecnologias de hardware (impressoras e multifuncionais) quanto de software.

 

Com as ferramentas do outsourcing é possível:

 

  • Armazenar os dados da empresa em nuvem
  • Agilizar a manutenção de impressoras e manter os equipamentos mais atualizados na empresa
  • Gerenciar todas impressões da organização e estabelecer cotas de impressão por usuários ou departamentos
  • Reduzir custos com insumos
  • Aumentar a produtividade da equipe

 

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